دليل الاستخدام لنظام الاسكان والمجموعات السياحية
الخاص بمكاتب الخدمة

 

 

هذا الدليل في طور التحديث وسيتم اعلام المستخدمين بالتحديثات التي تتم عليه واضافة فهرس للدليل

 

 


 

الحجز المبدأي للمنظمين:
لاختيار منظم واكمال تأهيله يمكنك البحث عن منظم معين واختياره من خلال شاشة الحجز او التاهيل المبدأي للمنظم


ملاحظة: يمكن فقط اختيار المنظم الغير مؤهل والغير محجوز من اي مكتب آخر، مع الاخذ بالاعتبار الحصة المتبقية للمكتب من التأشيرات

بعد حجز المنظم سيتم تحويلك الى شاشة البيانات الرئسيسة للمنظم لاكمال عملية التأهيل

قائمة المنظم:

لاكمال بيانات المنظم اللازمة لتأهيله وطباعة كرت المنظم , يتطلب اكمال ادخال بيانات  المنظم وممثل المنظم (المفوض)
النموذج أدناه يوضح المرفقات المتطلب وجودها مع المنظم لاكمال البيانات:

 

النموذجين ادناه يتم تعبأتهم من قبل المنظم لتسهيل ادخال هذه المعلومات من قبل المكتب في النظام:

 

البيانات الرئيسية: معلومات الشركة السياحية المراد تحديثها, يتم إدخال المعلومات الرئيسية للشركة السياحية او الحملة أو البعثة والتأكد من صحة المعلومات . كما هو مبين في الصورة.

 

 

المفوضين: قائمة ممثلي الشركة السياحية والمسئولين عن اكمال اجراءات الحج

اذا كان المفوض قد عمل في موسم الحج في السنوات الماضية يمكن اختيار المفوض بالضغط على اسم المفوض او اضافة ادخال جديد اذا كان هذا الموسم اول موسم للمفوض ومن ثم اضافة البيانات المطلوبة

صورة المفوض: يمكن اضافة صورة المنظم بتحميلها من ملف في جهازك  او سحب الصورة عن طريق كاميرا او ماسح ضوئي.

 

 

ثم نقوم بالضغط على زر حفظ والانتقال للخطوة التالية  وهي الطلبات.

 

 

 

الطلبات: عدد التأشيرات المطلوبة من المنظم للموسم الحالي

لاضافة طلب للمنظم اضغط على اسم المنظم

زر الاضافة لن يظهر في حالة وجود طلب ثاني للمنظم الا عند اضافة الوزارة لصلاحية اضافة طلب ثاني لهذا المنظم

 

 

 

 

قم بكتابة عدد التأشيرات  المطلوبة في خانة عدد الحجاج المطلوب ومن ثم  اختيار نوع العقود المرفقة مع الطلب : وهي العقود الملزم من المنظم توفيرها لاكمال اجراءاته (من عقود سكن المدينة والنقابة ) مثال: المنظم الخليجي عادة مايكون لديه وسيلة مواصلات بين مكة والمدينة فيتم استثناء عقد النقابة لهذا المنظم (ينبغي التأكد من دقة الإختيار حيث ان اختيار عقد سكن مدينة معناها ان الشركة ملزمة بتوفير سكن في المدينة والا سيرفض نظام وزارة الحج استخراج الباركودات)

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\req2.jpg

 

عقود المدينة: قائمة بعقود المنظم المبرمة في المدينة (للإطلاع)

عقود النقابة: عقود المنظم المبرمة مع النقابة العامة للسيارات(للإطلاع)

 

فحص الطلب: عند اكتمال  ملف المنظم وتجهيزه لارساله للوزارة يجب ارسال فحص الطلب  للوزارة ورد الوزارة بقبول فحص الطلب

لاظهار طلب معين وامكانية فحصه: اضغط  على إدارة المنظمين واكتب رقم المنظم واضغط على البحث

ثم اضغط على رقم المنظم ثم اضغط على زر فحص الطلب من قائمة المنظم  ثم ادخل رقم الطلب واضغط زر البحث

شروط ارسال فحص الطلب:
- توفر عدد حجاج لجميع العقود المرفقة مع الطلب
- تعيين مكتب خدمة على الطلب


 

سيتم طباعة البركود لأقل عدد حجاج من الاربع اعداد الموجودة في وضع الطلب، لذا يجب التأكد من ان اقل عدد سواء كان عقود مكة او المدينة هو العدد الذي توصل اليه المنظم

 

خانة ارساليات الطلب للوزارة تظهر الرد على عملية الارسال وتوضح اذا ما كان هناك مشكلة تمنع قبول فحص الطلب

 

ارساليات الوزارة: جميع البيانات المدخلة تعتبر غير رسمية وغير معتمدة حتى يتم تثبيتها  من الوزارة ومن خلال هذه الشاشة يمكن ارسال اي جزئية من بيانات المنظم للوزارة من اجل اعتمادها

 

ارسال الكل: ارسال جميع الادخالات دفعة واحدة للوزارة

ارسال المؤشر فقط: ارسال المؤشر عليه

اعتماد الكل: في الموقع التجريبي فقط - لاعتماد البيانات واكمال الاجراءات

بعد ارسال البيانات يستغرق الرد مابين 5 الى 15 دقيقة

ويمكن الضغط على تفاصيل لمشاهدة تفاصيل العمليات الخاصة بهذا الادخال

خانة آخر رد من الوزارة تبين نجاح العملية او سبب رفض العملية

 

 

طباعة الكروت: عند اعتماد معلومات الطلب سيظهر اسم المفوض في شاشة طباعة الكروت

ويمكن من خلالها تسجيل الرقم التسلسلي للكرت ومن ثم طباعة كرت المنظم او كرت بدل فاقد

 

طباعة الإحالة: ويمكن من طباعة بيانات الدخول للمنظم والتي من خلالها يسمح للمنظم بالدخول الى الموقع واكمال اتفاقياته مع المكاتب ومراجعة حالة طلبه بالضغط على زر طباعة الإحالة من قائمة المنظم

 

 

 

 

السندات المالية: للإطلاع على السندات المتوفرة للمنظم من عقود خدمة اضافية

 


عقود الخدمة الاضافية مع المؤسسة:

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\7.jpg

 

بعد تسديد مبلغ عقد الخدمة في الصندوق واظهار السند ستظهر معلومات العقد الاولية

 

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\srv.jpg

بعد مراجعة اعداد الحجاج في كل العقود يتم اختيار اقل عدد من الحجاج وكتابته (سيتم طباعة اعداد الباركود حسب هذا العدد) وانشاء رقم عقد الخدمة الاضافية

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 عقود سكن المنظم: عقود سكن مكة المكرمة المسجلة للمنظم
 للدخول على العقد اضغط على رقم العقد في الوزارة

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\agr.jpg 

 

 

 

 

لاظهار طلب معين وامكانية فحصه: اكتب رقم المنظم واضغط على البحث

شروط فحص الطلب:
- توفر عدد حجاج لجميع العقود المرفقة مع الطلب
- تعيين مكتب خدمة على الطلب

-الاعداد الظاهرة هي للحجاج في العقود المعتمدة فقط وليس في الادخالات المبدأية
- اضغط على ارسال فحص الطلب وانتظر الرد من الوزارة

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\rr2.jpg

يطبع خطاب المنظم من نفس الشاشة ويرفق في الملف

 

 

 

بعد مراجعة اعداد الحجاج في كل العقود يتم اختيار اقل عدد من الحجاج وكتابته (سيتم طباعة اعداد الباركود حسب هذا العدد) وانشاء رقم عقد الخدمة الاضافية

قائمة نظام الاسكان

 

 

إدارة عقود السكن:

لاكمال اجراءات عقد سكن اختر بيانات البحث المطلوبة

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\11111.jpg

اضغط على رقم العقد للدخول على بياناته

 

 

 

ستظهر قائمة العقد التي يتم من خلالها اكمال ادخالات العقد واعتماده

قائمة عقد السكن:




 

 

 

البيانات الرئيسية: معلومات العقد الرئيسية المراد ادخالهاحسب البيانات المتوفرة في التصريح واتفاقية المستأجر

 

عند ادخال العقد يجب التأكد من ان التصريح مفعل ومعتمد للموسم الحالي

 

 

 

المبالغ: لادخال المبالغ المدفوعة لصاحب السكن مع تفاصيل الدفع (طريقة الدفع – المبالغ – ارقام الدفع – البنوك ... الخ)

الفترات: هي الفترة المسجلة في العقد والتي سيسكن بها الحجاج سواء فترة واحدة (العمائر مثلا)  او عدة فترات متفاوته (الفنادق مثلا) وعدد الحجاج لكل فترة

يجب التأكد عند مراجعة العقد للفنادق ان فترات الفندق وفترات المدينه لايوجد بينها فروقات بالايام
فترة الفندق من 10 الى 15 ذوالقعدة  وبعدها المدينة من 18 الى 20 مثلا فهذا مرفوض لوجود فراغ يومين يجب تسكين الحجاج بهم

 


ملاحظة: يجب ان يكون مجموع الحجاج في الفترات مساوي او اكبر من عدد الحجاج في عقد السكن

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\7878787.jpg

الغرف: هي انواع الغرف الفندقية التي سيسكن بها الحجاج خلال فترة اقامتهم في الفندق  وعدد الحجاج لكل نوع غرفة

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\88+.jpg
ملاحظة: يجب ان يكون مجموع الحجاج في الغرف مساوي او اكبر من عدد الحجاج في عقد السكن

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\888.jpg

التحويل للصندوق: لاصدار السند الخاص بالتأمين اضغط على زر التحويل للمالية وسيتم تحويلك لشاشة اصدار السند (جزئية المالية مشروحة في الأسفل)

ارساليات الوزارة: جميع البيانات المدخلة تعتبر غير رسمية وغير معتمدة حتى يتم تثبيتها  من الوزارة ومن خلال هذه الشاشة يمكن ارسال اي جزئية من بيانات المنظم للوزارة من اجل اعتمادها

 

 

 

 

طباعة العقد: من هنا تتم طباعة العقد او الاقرار المرفق مع العقد بعد تثبيته في الوزارة

خانة الجنسية الخاصة تستخدم في حالة الرغبة في تغيير مكان الجنسية باسم آخر وهي حالة نادرة جدا وتستخدم خصيصا للبهرة
فعند كتابة كلمة البهرة في الجنسية الخاصة سيتم طباعة العقد بالجنسية البهرة بدلا من الهند (المسجلة اساسا في النظام)

 

 

 

 

 

 

 

عمائر السكن:

للبحث في عمائر سكن مكة المكرمة ومعرفة ماهو مصرح من العمائر

 

 وللاطلاع على بيانات السكن اضغط على رقم التصريح

 

تعاميم قسم الاسكان:
الاعلانات والتعاميم الصادرة من المؤسسة والتي تخص المكاتب او مندوبي الشركات السياحية

 

 

 

عقود المكتب:

قائمة المنظمين الذين تم حجزهم من قبل المكتب واكمال ادخال عقد الخدمة الاضافية بين المنظم والمكتب

 

حجز المنظمين: البحث في المنظمين المؤهلين وحجز اي منظم حسب حصة المكتب الموضحة

حالة الطلب:
مراجعة حالة الطلب للمنظم التابع للمكتب وهل تم طباعة الباركودات واعتماد الطلب في الوزارة

 

اكمال تأهيل المنظمين:

بعد اختيار المنظم لمكتب الخدمة  كحجز مبدئي سيظهر المنظم في هذه الشاشة حيث يمكن بالضغط على رقم المنظم الدخول لمعلومات المنظم واكمال بيانات تأهيل المنظم (يتبع في قائمة المنظم بالاسفل)

الملفات المؤرشفة: امكانية الاطلاع على الملفات التي تم ارشفتها للمنظم من قبل قسم الاسكان: كعقود السكن والتصاريح وغيرها

 

 

 

تسليم باركودات المنظمين

تمكن هذه الشاشة من معرفة المنظمين الذين تم طباعة ملصقات التأشيرات (للباركودات) من الوزارة والجاهزة للتسليم للمنظم  وحالة تسليمها

حيث يقوم المكتب بتسليمها لمندوبي الشركات السياحية

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

قائمة المالية

عقود الخدمة :
للبحث عن سند معين اختر خيارات البحث واضغط على اظهار النتائج

لاضافة سند جديد ادخل رقم المنظم واضغط اضافة

ملاحظة: اذا كان المنظم غير مؤهل او تم اصدار سند سابق له من قبل فلن تتم العملية الا في حالة توفر طلب ثاني للمنظم

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\dlo.jpg

 

 

سيقوم النظام بإظهار المبلغ المفترض دفعه وهو 22.5 ريال عن كل حاج
بعد ادخال المبلغ الفعلي المدفوع من المنظم والتاكد من المعلومات اضغط على حفظ

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\snd.jpg

يمكن بعد ذلك اصدار السند بالضغط على زر السند

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

عقود السكن:

لاصدار سندات تأمين عقود السكن يجب ان يكون عقد السكن محول من شاشة عقد السكن والا لن يظهر في الشاشة, يمكن الدخول على العقد لاصدار السند بالضغط على رقم المنظم

يسجل اسم المستفيد ورقم الهوية (حسب شروط قسم المالية) ويجب التأكد من ان بيانات السند صحيحة حيث انه سيتم اقفال التعديل على البيانات المالية للعقد والسند في حالة اصدار السند

Description: C:\Users\abulrezg\Desktop\New folder (3)\snd5.jpg

وبعد ذلك يتم اصدار السند بنفس الطريقة المتبعة في عقود الخدمة بالضغط على اصدار السند

 

 

يتم عرض تفاصيل عن جميع العمليات التي تم القيام بها في معلومات السند

 

فتح الحساب

بعد تأهيل المنظم سوف يقوم المدخل بالضغط على زر  فتح الحاسب من قائمة المنظم  و من ثم سوف يذهب المنظم الى الوزارة لإكمال باقي الاجراءات .

 

 

 

متابعة سير العمل

حيث أنه يوضح لك الأعمال التي نم الإنتهاء منها

 

 

شاشة إعادة الإرسال

في حالة عدم الرد من الوزارة أو حدوث خطاء في الإرسال

ادخل رقم التصريح أو رقم المنظم وانقر على زر التحديث